Od 1 marca 2026 r. weszły w życie kolejne istotne zmiany w zakresie cyfryzacji postępowania cywilnego. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego rozszerza możliwość – a w przyszłości także obowiązek – wnoszenia wybranych pism procesowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów.
Zmiany te mają szczególne znaczenie dla profesjonalnych pełnomocników, którzy już wkrótce będą musieli dostosować swoje praktyki do nowych realiów elektronicznego obiegu dokumentów.
Kolejny etap elektronizacji postępowania cywilnego
Od 1 marca 2026 r. profesjonalni pełnomocnicy (adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, Prokuratoria Generalna RP) zyskają możliwość składania określonych pism procesowych za pośrednictwem portalu informacyjnego.
Natomiast od 1 marca 2027 r. w wielu przypadkach forma elektroniczna stanie się obowiązkowa.
Podstawą prawną zmian jest nowy art. 125¹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym:
Jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego.
Pisma składane w ten sposób muszą zostać opatrzone:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym albo
- podpisem osobistym.
Przedmiotowej regulacji nie stosuje się do pism procesowych wnoszonych do Sądu Najwyższego, w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz postępowaniach rejestrowych.
Jakie pisma można złożyć przez portal informacyjny?
Nowe regulacje obejmują zamknięty katalog pism procesowych, które od 1 marca 2026 r. można wnieść elektronicznie.
Należą do nich m.in.:
- zgłoszenie się do udziału w sprawie,
- zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
- zawiadomienie o zmianie adresu strony lub jej przedstawiciela,
- oświadczenie o wyrażeniu zgody na mediację,
- wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
- apelacja, zażalenie (z wyjątkiem zażaleń do Sądu Najwyższego),
- skarga na orzeczenie referendarza sądowego,
- pisma składane w postępowaniach toczących się w wyniku wniesienia powyższych środków zaskarżenia,
- wniosek o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne tegoż wniosku,
- wniosek o nadanie klauzuli wykonalności wybranym tytułom egzekucyjnym,
- wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Konsekwencje wniesienia pisma w niewłaściwy sposób
Nowelizacja wprowadza surowe skutki procesowe dla pism złożonych niezgodnie z wymaganym trybem.
Jeżeli przepis szczególny nakazuje wniesienie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, a pełnomocnik złoży je:
- w formie papierowej lub
- inną drogą elektroniczną,
to takie pismo nie wywoła skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu.
W praktyce oznacza to konieczność zachowania szczególnej ostrożności przy wyborze formy wniesienia pisma.
Co w przypadku problemów technicznych portalu?
Ustawodawca przewidział również sytuacje nadzwyczajne, w których złożenie pisma przez portal informacyjny jest niemożliwe z przyczyn technicznych.
Jeżeli w dniu upływu terminu portal informacyjny będzie niedostępny z przyczyn leżących po stronie sądu, wówczas pismo będzie można wnieść najpóźniej w następnym dniu roboczym po przywróceniu działania portalu, pod warunkiem uprawdopodobnienia tych okoliczności (np. komunikat o awarii systemu).
Cyfrowa przyszłość postępowania cywilnego
Nowe przepisy to kolejny, istotny krok w kierunku:
- pełnej cyfryzacji postępowania cywilnego,
- ograniczenia papierowego obiegu dokumentów,
- usprawnienia komunikacji pomiędzy sądem a profesjonalnymi pełnomocnikami.
Choć zmiany te mają potencjał usprawniający postępowania, wymagają one także odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego po stronie profesjonalnych pełnomocników.
Wprowadzone regulacje z jednej strony stanowią one naturalny i potrzebny krok w kierunku unowocześnienia wymiaru sprawiedliwości, z drugiej – rodzą istotne wyzwania praktyczne, zwłaszcza na etapie wdrażania nowych obowiązków.
Pozytywnie należy ocenić dążenie ustawodawcy do ujednolicenia kanałów komunikacji elektronicznej z sądem oraz stopniowego ograniczania papierowego obiegu dokumentów.
Jednocześnie wątpliwości budzi zakres odpowiedzialności procesowej stron za funkcjonowanie narzędzi teleinformatycznych, na które nie mają realnego wpływu. Surowa sankcja w postaci braku skutków prawnych dla pisma wniesionego z pominięciem portalu – nawet w przypadku błędu co do właściwego trybu – może prowadzić do nadmiernego formalizmu i zwiększenia ryzyka uchybienia terminom procesowym.
Istotnym wyzwaniem pozostaje również stabilność i niezawodność portalu informacyjnego. Choć ustawodawca przewidział mechanizm ochronny na wypadek awarii systemu, w praktyce ciężar uprawdopodobnienia niedostępności portalu spoczywa na pełnomocniku, co może prowadzić do sporów proceduralnych.