Korzystanie z doradców przez radę nadzorczą spółki może generować pewne wątpliwości. Poniżej znajdują się informacje opracowane przez naszą specjalistkę r. pr. Zuzannę Stocką na ten temat:
- Jakie są warunki powołania doradcy rady nadzorczej na koszt spółki?
- Czy korzystanie z doradcy-eksperta przez radę nadzorczą spółki jest standardem określonym ustawowo, czy konieczne jest wprowadzenie odpowiedniego postanowienia do umowy spółki
- Czy – i w jaki sposób – można wprowadzić limity kosztów przeznaczanych na doradców dla rady nadzorczej spółki?
- Czy posiłkowanie się niezależnym ekspertem chroni członków rady przed zarzutami o niedopełnienie obowiązków?
Nasze biuro podatkowo-prawne z siedzibą w Poznaniu i Warszawie oferuje fachowe doradztwo prawne, przygotowanie pism procesowych oraz sporządzanie opinii prawnych, jak i reprezentowanie członków rad nadzorczych i/lub członków zarządu spółek przed organami ścigania i w sądzie we wszystkich instancjach.
Więcej o usługach: ochrona prawna członków zarządu, rad nadzorczych
| Biuro w Warszawie Wolf Marszałkowska ul. Marszałkowska 89 00-693 Warszawa | Biuro w Poznaniu ul. Matejki 6/10 60-766 Poznań | Biuro w Poznaniu ul. Grunwaldzka 38 60-786 Poznań |
Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”) rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Ukształtowanie kompetencji rady jest niezwykle szerokie. Prawidłowo nadzór powinien mieć charakter stały i całościowy, tj. w szczególności odnosić się do danego działania na etapie przygotowawczym, wykonawczym i końcowym. Tym zresztą nadzór różni się od „kontroli”, która dokonywana jest następczo.
Rada nadzorcza może skorzystać z opinii ekspertów na koszt spółki – nawet bez porozumienia z zarządem spółki
Objęcie nadzorem wszystkich dziedzin działalności spółki może wymagać skorzystania z wiedzy ekspertów. Warto pamiętać, że w sprawach wymagających profesjonalnego doradztwa rada nie zawsze jest zdana na zarząd i może samodzielnie zasięgnąć wsparcia doradcy rady nadzorczej, na koszt spółki.
Kim może być doradca rady nadzorczej i jak go ustanowić?
Instytucja doradcy rady nadzorczej jest wprost przewidziana w przepisach k.s.h. Doradcą rady nadzorczej będzie najczęściej ekspert zewnętrzny (osoba prawna lub fizyczna), ustanowiony przez radę nadzorczą w imieniu i na koszt spółki celem przygotowania określonych analiz oraz opinii lub zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku.
“Ustanowienie doradcy rady nadzorczej wymaga podjęcia uchwały przez radę nadzorczą, a następnie zawarcia umowy między spółką a doradcą.” – mówi radczyni prawna Zuzanna Stocka z Filipiak Babicz Legal & Tax, ekspertka prawa gospodarczego, która na co dzień zajmuje się prawem spółek i obsługą transakcyjną procesów M&A.
W umowie z doradcą rady nadzorczej, reprezentantem spółki jest rada nadzorcza, a nie zarząd
Co ważne, w umowie z doradcą spółka jest reprezentowana bezpośrednio przez radę nadzorczą. Sytuacja ta stanowi wyjątek od podstawowej zasady reprezentowania spółki przez zarząd. Prawodawca dopuszcza sytuację, w której proces negocjacji i podpisania umowy przebiega bez wiedzy i zgody zarządu, mimo tego, że umowa zawierana jest w imieniu i na koszt spółki. Ma to, oczywiście, swoje cele. Dla przykładu, rada nadzorcza może uznać za potrzebne przeprowadzenie audytu, którym zarząd nie jest zainteresowany.
Doradca może być też potrzebny w świadczeniu bieżącego wsparcia w zakresie wykonywanego nadzoru, w tym w zakresie obsługi korporacyjnej i bieżącej spółki.
Ograniczenia swobód w ustanawianiu eksperta na koszt spółki w spółce akcyjnej i w spółce z o.o.
Doradca rady nadzorczej w spółce akcyjnej – czy istnieje możliwość ustanowienia limitów kosztów?
Rady nadzorcze spółek akcyjnych dysponują największą swobodą powoływania swojego doradcy.
Przepis k.s.h. stanowi, że statut spółki może wyłączyć albo ograniczyć prawo do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej. Oznacza to, że w przypadkach, w których statut milczy, uprawnienie rady nadzorczej nie podlega korporacyjnym ograniczeniom.
Statutowe ograniczenia mogą polegać m.in. na upoważnieniu walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego.
Doradca rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – model opt-in
W spółce z o.o. ustawodawca przewidział model opt-in, zgodnie z którym rada nadzorcza jest uprawniona do ustanowienia doradcy na koszt spółki wyłącznie w przypadku, w którym umowa spółki zawiera stosowne upoważnienie.
Jeśli członkowie rady są zainteresowani ustanowieniem doradcy, powinni wpierw zweryfikować brzmienie aktualnej umowy spółki i – jeśli to konieczne lub potrzebne – podjąć czynności celem wprowadzenia niezbędnych zmian do umowy spółki na zgromadzeniu wspólników spółki.
Doradca rady nadzorczej w spółce komandytowo-akcyjnej
Przepisy regulujące prawa i obowiązki rady nadzorczej w spółce akcyjnej znajdą odpowiednie zastosowanie do rady ustanowionej w spółce komandytowo-akcyjnej.
Doradca rady nadzorczej w prostej spółce akcyjnej
Podobnie jak w spółce akcyjnej, rada nadzorcza prostej spółki akcyjnej uprawniona jest do zatrudnienia doradcy na podstawie uchwały i umowy, o ile umowa prostej spółki akcyjnej nie wyłącza ani nie ogranicza tego uprawnienia.
Cel i potrzeba instytucji doradcy rady nadzorczej
Instytucja doradcy rady nadzorczej została dodana do k.s.h. w 2022 r., wraz z przepisami precyzującymi reguły ponoszenia odpowiedzialności odszkodowawczej przez członków rady nadzorczej.
Zgodnie z art. 483 § 1 k.s.h. w spółce akcyjnej (i odpowiednio art. 293 § 1 k.s.h. w sp. z o.o. oraz art. 300125 § 1 k.s.h. w P.S.A.), członek rady nadzorczej odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy (statutu) spółki, chyba że nie ponosi winy. Jednakże – zgodnie z regułą business judgement rule – obowiązek dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności nie zostaje naruszony, jeśli członek rady nadzorczej, postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Przepisy o doradcy rady nadzorczej mogą zatem służyć nie tylko do bieżącego wsparcia w zakresie wykonywanego nadzoru, ale również wyposażenia rady nadzorczej w informacje, analizy i opinie niezbędne do wywiązania się z obowiązku podejmowania decyzji w warunkach starannej oceny.
Dostęp do informacji i poufność danych
Na zarządzie ciąży ustawowy obowiązek zapewnienia doradcy rady nadzorczej dostępu do dokumentów i udzielenia żądanych informacji. Ustawa nie przewiduje możliwości odmowy.
Odpowiada temu surowy obowiązek dyskrecji – doradca oraz każda osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz mają obowiązek zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki. Obowiązek ten jest nieograniczony w czasie, a jego naruszenie może stanowić podstawę odpowiedzialności doradcy rady nadzorczej wobec spółki.
W jakich sprawach rada nadzorcza może powołać doradcę? Przykłady
Przepis można podzielić na dwie kategorie podstaw powołania doradcy przez radę, które wzajemnie się przenikają:
- powierzenie zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku lub
- przygotowanie określonych analiz oraz opinii.
Powierzenie zbadania określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku w praktyce obejmować będzie audyty, np. obejmujące analizę wyników ekonomicznych spółki, audyty technologiczne, audyty procesów HR. W zakresie majątku rada nadzorcza może potrzebować pomocy w wycenie linii produkcyjnej, analizie due diligence nieruchomości lub ocenie podstaw i celowości korzystania z majątku spółki przez zarząd.
Doradca rady nadzorczej może być powołany również celem sporządzenia analiz lub opinii, np. z zakresu zarządzania, prawa (w tym prawa obcego), podatków, spraw pracowniczych, finansów lub technologii.